如何安排展览会活动费用

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在选择位置时,应考虑展位设计制作是否靠近会场的主要通道、洗手间、餐厅或小卖部，从远处能否望见展位,是否被邻近较大的展位所遮蔽，主要竞争对手的展位设在何处等等。通常贵重的、重要的展品安排在进口处右半部,较笨重的展品安排在底楼且接近出口处,较轻的展品安排在楼上,同类型的展品安排在邻近展区,考虑清楚后,就要尽快选择一个最佳而又付得起租金的位置,火速向大会租用。因为展位的租用,一般均采取先到先得的方式。在确定展位后,下一步便要考虑展览展示哪些产品。
参展企业的产品往往品种、规格繁多,这时便要有所取舍。如果把产品全部展出,有可能收到相反效果。因为太多展品只会使展台显得乱七八糟,参观者看后,往往难以发现自己感兴趣的产品。在选择展出产品时,首先要考虑新产品,展览会是宣传介绍新产品的最佳机会。新产品通常放在展台最显眼的位置上,并运用多种技术手段表现和强调其创新之处。其次要考虑选择一些质量较好、有代表性、在市场上有竞争力的商品参展。展出的产品在突出重点的前提下,应尽可能多样化,既有能满足特殊需要的高档品,也有供一般消费的大路货,以适应不同消费者的需要。选定展品之后,要把展品放在展台最突出、最显眼的中心位置,切忌喧宾夺主,让过于华丽的装饰物、过于耀眼的灯光、过于喧嚣的音响,分散了顾客对产品的注意力。
在编制参展费用预算时,一般要考虑到以下支出:
1、租用展览场地的费用。
2、广告宣传费.包括展前吸引参展客商和参观者的各种媒介广告费用,展中发放各种广告宣传品如产品目录、产品使用说明书、产品广告传单、促销赠品、产品的试用样品的费用,展览会上录像播放、悬挂广告横幅和广告宣传画的费用等等。
3、展品的运费、保险费、供现场示范表演的产品费用。
4、展台的设计和建造费用.包括展台设计或再设计的费用,展台建造和装饰整理费用,展台建造材料的购买和运输费用,雇用专业公司或专业人员的费用等等。
5、展览场地的声、光、电、水、电话、空调、清洁场地、摄影照相等多种设备的费用;展览场地的家具、地毯、花卉及其它环境装饰物的费用。
6、公共关系活动的费用。如召开新产品新闻发布会的费用;招待记者对本企业产品及展位进行采访报道的交际费用;邀请知名人士出席开幕式剪彩仪式的费用;对重点客户迎来送往、请客吃饭、租用宾馆套房、安排旅游娱乐活动、预订返程票、馈赠礼品的费用;对于一般的潜在客户或目标观众开展联谊活动的费用,如赠送展览会入场券、戏票,邀请参加文娱活动等等;在展览会期间举行产品技术研讨会的费用;聘请和培训展览礼仪模特及产品示范操作人员的费用等等。
7、参展人员的吃穿住行、邮政通讯、公关交际、工资津贴奖金等方面的费用。
8、应付偶发事件的处理费用和其它杂支费用。
9、展位、展台的设计和布置.在做展位、展台的设计和布置时,首要目标是必须使其在很短时间内,抓住参观者的注意力,激起他们的兴趣,使他们不由自主地走到展位来。如何才能做到这一点呢?
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